Fenmax Holding krijgt inzicht met ERP One

In de vestiging van Bouwpartner Holten van de Wal in Deurne kijken de twee ondernemers samen met Arjen Baltje, Sales Director Benelux van Klipboard, terug op de zoektocht naar het juiste ERP-systeem, de keuze voor ERP One en de implementatie.

Voordelen van automatisering

Al in de tijd dat Van den Heuvel een bouw- en afbouwbedrijf runde, zocht hij naar synergievoordelen. “Toen de vader en oom van Piet hun bouwmaterialenhandel Van de Wal aan de Stationsstraat wilden verkopen, zag ik meteen mogelijkheden. Daarmee kon ik immers ook mijn eigen bedrijven beleveren dus ik ontwikkelde een plan om naast het bestaande bedrijf een groothandel te bouwen. Daarvoor kreeg ik helaas geen toestemming omdat er al een andere bestemming op de grond lag.”

Een geschikte nieuwe locatie werd uiteindelijk gevonden na de overname van Houthandel Holten. “Op deze locatie zat ook een vestiging van Multimate. Destijds was daar alles al ver doorgeautomatiseerd, wat overigens grote voordelen had. Toen ik besloot niet als Multimate verder te gaan, moesten we op zoek naar een alternatief, aangezien Van de Wal toen alles nog op papier deed. Destijds hebben we toen gekozen voor Dibis. Achteraf gezien misschien iets te snel, want de implementatie heeft ons bijna de kop gekost. Zo’n implementatie is een intens proces.”

Groei vraagt om integraal systeem

In de jaren daarna werden de bouwmaterialenhandels Sieben Heerlen, Sieben Roermond en De Schutboom in Boekel toegevoegd aan de holding, net als De Schutboom Timmerfabriek. “Drie verschillende groothandels met elk hun eigen werkwijze en ERP-systeem. Dat ging even goed, maar we waren inmiddels zo groot geworden dat we controleplichtig waren. Onze accountant was duidelijk: we moesten op de vier vestigingen met één integraal ERP-systeem gaan werken om in de toekomst te voldoen aan de eisen.”

Toen begon voor Van de Wal en Van den Heuvel de zoektocht naar een ERP-systeem. Daarin nam Van de Wal de lead en na verschillende gesprekken met Baltje en collega’s werd er, in eerste instantie, gekozen voor het Wholesale-pakket van (toen nog) Unit4. “Deze applicatie miste nog wel enkele voor de handel belangrijke toepassingen, maar deze zouden in de coronatijd alsnog worden toegevoegd”, zegt Van de Wal.

Gefaseerde invoering

Na de overname van Unit4 door Kerridge CS werd er uiteindelijk gekozen voor K8, het ERP-systeem dat inmiddels is omgedoopt in ERP One. Dit kwam omdat ERP One een hele duidelijke focus heeft op bouwmaterialen handelsbedrijven. Alle voor de branche benodigde functies behoren tot de standaard van ERP One en hoefde dus niet meer ontwikkeld te worden in de eerder gekozen oplossing van Unit4.
“Daarmee zijn we eigenlijk helemaal opnieuw begonnen. De start van de implementatie heeft dus wat langer geduurd, waarna we het gefaseerd over de vestigingen uitgerold hebben. Sieben Roermond was in maart 2023 de eerste vestiging en Deurne volgde een maand later. Heerlen en Boekel volgden daarna.”

De keuze om niet met alle vestigingen in een keer over te gaan, was bewust gemaakt. “Het implementeren van een ERP-systeem is enorm veel werk en je moet iedereen binnen het bedrijf meekrijgen. Ook de medewerkers die al jaren hun werk op dezelfde manier doen. Het was mooi om te zien dat bij sommige medewerkers die aanvankelijke weerstand inmiddels is omgeslagen in enthousiasme over het gemak dat het systeem biedt. Ook in Heerlen, de locatie die het minst geautomatiseerd was voor de implementatie."

Noodzakelijke stap

Voor de ondernemers biedt ERP One de gewenste inzichten op basis waarvan ook gefundeerde nieuwe plannen gemaakt kunnen worden. Van de Wal: “Zo willen we werken aan een webportaal en het verlagen van onze voorraden, maar het biedt ook praktisch inzicht in de dagelijkse routine binnen onze vestigingen.”

De implementatie van het systeem liet volgens Van den Heuvel ook zien hoe nodig het was. “Ik schrok echt van de enorme diversheid van de voorraden die we verspreid over de vier vestigingen hadden liggen. Daar hebben we inmiddels meer structuur in aangebracht.”

Leren van andere gebruikers

De bouwmaterialenhandels zijn aangesloten bij 4PLUS. “Er werken meer aangesloten bedrijven met ERP One en daar zijn we blij mee. Zo doen we gezamenlijk meer ervaring op en kunnen we van elkaar leren”, zegt Van den Heuvel. Van de Wal is positief over de gebruikersgroep die door Klipboard is geïnitieerd. “Het delen van kennis en ervaringen is erg belangrijk. Als je met andere gebruikers spreekt, kun je heel gericht vragen stellen of kennis delen die je inmiddels zelf hebt opgedaan.”

Baltje benadrukt het belang van die onderlinge contacten. “Wij willen onze footprint binnen de bouwmaterialenhandel vergroten, dus wij moeten zorgen dat ERP One aansluit bij de voorwaarden die ondernemers stellen. Met vragen en opmerkingen uit de markt kunnen wij daaraan blijven werken en zorgen dat onze klanten ambassadeur van het systeem worden.”

Klipboard, voorheen Kerridge Commercial Systems, Gouda, (088) 854 35 43, hallo@klipboard.com, www.kliboard.com/nl-nl