Effectiviteit in plaats van louter efficiëntie?

Voor de supply-chain waren er volgens Kraaijeveld twee gelukjes bij een ongeluk: “Gelukkig waren er kort voor Chinees Nieuwjaar al veel containers onderweg en zat de pijplijn behoorlijk vol. En gelukkig ontwikkelde Corona zich terwijl we in een lopend jaar zaten en niet aan het eind van het jaar waarbij iedereen budgetten preventief zou bevriezen. Dan was de chaos nog veel groter geweest.”

Enorme uitdagingen
Pre-Corona prevaleerde efficiency meestal en was er weinig ruimte voor verstoringen. “Je kunt natuurlijk niet tot in het oneindige veiligheidsvoorraden aanleggen”, weet Jan Kraaijeveld als geen ander. “Maar de ontwikkelingen in dit Corona-tijdperk stellen veel bedrijven voor enorme uitdagingen op het gebied van voorraad en supply-chain. Hoe snel kunnen leveranciers weer leveren? Wat zit er nog in de pijplijn? Hoeveel vertraging moet ik mee­­rekenen? Hoe ’verkloot’ de maand maart de forecasts in je voorraadsysteem? Qua aanlevering en qua uitlevering? Hoe moet je daarop anticiperen? Wat doet de vraag aan klantzijde? Wanneer neemt de piek af? En tot welk niveau zakt de omzet dan terug?

Iedereen zelfde onzekerheden
Steeds als we met Kraaijeveld spreken over voorraad, bezweert hij dat er niet één goed antwoord is. Dat het gaat over de doelen die je jezelf stelt en de bandbreedte waarbinnen je moet en kunt opereren. We zaten met hem aan tafel bij veel marktpartijen uit de bouwgroothandel die op die manier allemaal hun eigen weg kozen. Maar in deze Corona-tijden staan ze allemaal voor dezelfde onzekerheden.
Kraaijeveld: “De laatste jaren hebben we onze supply-chains en voorraden vooral ingericht op efficiency. Op sneller en goedkoper. We hadden de processen behoorlijk goed voor elkaar en konden echt veel tempo ontwikkelen tegen lage kosten. Maar eigenlijk hebben we ons misschien nooit zo gerealiseerd dat we in die volle sprint over het kleinste kiezelsteentje keihard onderuit konden gaan. Toen kwam Corona en bleek voorraad helemaal geen vies woord.”

Knal aan de achterkant
“We waren ons misschien niet zo bewust van mogelijke scenario’s”, zegt Kraaijeveld als hij de situatie bij veel groothandels nu in ogenschouw neemt. “Enerzijds gebeurt er nu ineens heel
veel aan de achterkant. Aan het begin van de keten was er een harde knal in China. Die had gevolgen voor veel fabrikanten en leveranciers over heel de wereld. Die kregen hun onderdelen niet geleverd uit China, of moesten om gezondheidsredenen helemaal plat. Anderzijds nam de vraag aan klantzijde onverwachte wendingen.”
Hamstergedrag van wc-papier is volgens de voorraad-expert een bekend voorbeeld van onvoorspelbaar klantgedrag. Waarom zoveel? En waarom wc-papier? In de cosmetica noemt hij een case waarin de vraag naar setjes voor haarkleuring met 400% groeide terwijl reguliere make-up terugviel naar 0,0.

Grote lijnen versus details
“Als je kijkt naar de totalen, zien de cijfers er bij veel bedrijven nog best goed uit. Maar binnen die totalen zie je op onderdelen soms grote verschillen. Jouw leverancier kan best nog 90% leverbetrouwbaar zijn, maar als het merendeel van de vraagpiek bij jouw klanten in de 10% zit die hij niet kan leveren, heb jij als groothandel de problemen. Zie daar dan maar eens mee te dealen.”
Kraaijeveld wijst ook op de onvoorspelbaarheid van de vraag. “Ineens gingen de scholen dicht en werd het onderhoud van die gebouwen halsoverkop naar voren getrokken. Prachtig natuurlijk, want dat zorgde voor veel vraag. Maar hele voorraden sloten en deurkrukken zijn door die plotselinge piek wel leeggetrokken. De vraag is wanneer die piek ophoudt en welk werk daar dan voor in de plaats komt. Was dit extra werk? Valt het straks terug naar het oude niveau? Of valt de vraag dan misschien wel helemaal weg?”

Chaos in de keten
Ziedaar het bekende ‘bullwhip-effect’ in de zuiverste vorm. Kraaijeveld heeft het er vaak over: de chaos in de keten die ontstaat als er ineens een piek optreedt in de vraag. De groothandel gaat dan snel meer bestellen en legt misschien wel een beetje veiligheidsvoorraad aan. Dat doet iedere schakel in de keten, tot aan de bron. De fabrikant waar al die extra bestellingen in het meervoudig kwadraat bij elkaar komen slaat op tilt. Kraaijeveld: “Dat is normaal al niet bij te benen en nu de fabrikanten aan de achterkant ook last hebben van hun onderdelenbevoorrading of een onverwachte dip in productiecapaciteit, wordt die bullwhip alleen maar verder versterkt en gaat het al snel helemaal mis.”

Zachte kant van samenwerken
Wie Kraaijeveld kent, weet dat hij best een beetje een idealist is en de filosofie aanhangt van ‘wie goed doet, goed ontmoet’. In die zachte elementen van samenwerking zit volgens hem wel de oplossing. “In goede tijden heeft iedereen de mond vol van ketensamenwerking, maar in deze moeilijk tijden zie ik veel partijen primair hun eigen boontjes doppen. Terwijl: als je elkaar niet altijd uitgeknepen hebt, ga je elkaar nu ook eerder helpen. En des te beter je elkaar kent, des te gemakkelijker je voorspellingen met elkaar deelt en des te beter je de situatie kunt managen.”
Kraaijeveld pleit voor een aantal wijzigingen in de denkwijze van de sector. Ten eerste adviseert hij niet alleen te kijken naar efficiëntie maar ook naar effectiviteit. Ten tweede benoemt hij het belang van scenario-denken.

Scenario’s en pragmatisme
Om met het eerste te beginnen. Effectiviteit in plaats van alleen maar efficiency. “We wilden steeds maar voor de allerlaagste kosten de minste voorraad aanhouden. Dat zorgde voor een enorm lange supply-chain, met allerlei tussenschakels en heel weinig reactietijd op verstoringen. Nu komt er zand in de motor en ben je koopman als je de spullen hebt. Dat bedoel ik met effectiviteit. Hoe garandeer je voor jezelf dat je je gewenste artikelen op voorraad hebt en die voorraad aan kunt blijven vullen, ook al kost dat dan misschien iets meer?”
Kraaijevelds tweede punt is dat van de scenario’s. “Laten we met onze managementteams één keer per jaar allerlei wat-als-vragen doordenken. Wat als onze leveranciers helemaal niet meer leveren? Wat als onze klanten niet meer mogen werken? Wat leren we uit deze Corona-situatie? Gaan we straks weer door op de oude voet? Of gaan we op een andere manier samenwerken? Want je kunt natuurlijk blijven scenario-denken tot je een ons weegt, uiteindelijk moet je dat combineren met praktisch denken. Wie dat het beste combineert, is volgens mij de winnaar van de toekomst.” 

Slimstock in heel de bouwgroothandel
Met Slimstock voerde MIXpro veel expertgesprekken over voorraad en supply-chain met marktpartijen uit de bouwgroothandel. Kraaijeveld voerde daarin het gesprek met de expert uit de branche. Zo schoven we onder andere aan bij Zevij-Necomij, Lampdirect, Burghouwt, Toolstation, Kramp, Bouwmaat, Tegelgroep Nederland, Destil, Technische Unie, PontMeyer, Jongeneel, 4Plus, Bouwcenter, Fabory, Stiho, Transferro en Polvo.
Check www.mixpro.nl/tags/slimstock