Een nieuwe ERP-oplossing? Gebruik dit bewezen stappenplan

 Eerst de definitie van ERP: een informatie- en managementsysteem waarin uiteenlopende bedrijfsprocessen worden afgehandeld, zoals voor inkoop, verkoop, logistiek en administratie. Meestal bestaat het uit kleine deelprogramma’s annex modules, die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Voor deze geïntegreerde automatiseringsoplossing worden de termen ERP-software, ERP-pakket, ERP-systeem en bedrijfssoftware door elkaar gebruikt. Naast de grotere bedrijven in de branche zijn vaak ook de middelgrote en kleinere bedrijven actief met ERP, of zitten ze in het stadium van oriëntatie. Er is de laatste tijd veel veranderd in de ERP-markt, deze ontwikkelt zich razendsnel. Zo heeft AI inmiddels zijn intrede gemaakt en worden systemen steeds flexibeler en gebruikersvriendelijker.

Op een onafhankelijke manier

In dit artikel gaan we in op de selectie- en implementatieprocessen rondom ERP’s. Daarbij neemt specialist Wouter Zeeman ons mee aan de hand van een helder stappenplan. Dat doet hij dagelijks met zijn bedrijfskundig adviesbureau Forwaard, waarvan hij mede-eigenaar is. Zij helpen organisaties op een onafhankelijke manier om de juiste software te kiezen, te kopen en in te richten. “Wij zijn de enige met een gestandaardiseerde aanpak voor het mkb. In onze aanpak komt vrijwel al onze kennis van deze trajecten terug”, zegt Zeeman, die inmiddels 75 klanten bij dit soort trajecten succesvol tot een einde heeft gebracht. Zo is hij momenteel aan de slag bij Ferney. Volgens Zeeman vonden zij het traject vooraf spannend, maar hebben ze inmiddels aangegeven vertrouwen erin te hebben. “Dat is een goede indicator, een compliment”, lacht hij.

Voor de trajecten gebruikt Forwaard een zelfontwikkeld portal dat 25 procescategorieën en 120 subprocessen ondersteunt. “Dit vormt de referentiestructuur, waarbij we de wensen en de eisen zo gestructureerd en helder mogelijk door de betrokkenen laten vertellen. Deze portal maximaliseert efficiëntie en vermindert handmatig werk. De aanpak bestaat uit verschillende hoofdfasen, waarbij elke fase zorgt voor meer diepgang en besluitvorming, waarmee je risico’s minimaliseert.” Hieronder vind je de belangrijkste hoofdstappen voor de keuze van zo’n nieuw ERP-systeem.

 Verschillende aanleidingen

De eerste vraag is wanneer bedrijven op zijn pad komen. Wanneer, met andere woorden, bestaat de behoefte aan een nieuw ERP-pakket? Er zijn verschillende aanleidingen, aldus Zeeman: “Het komt regelmatig voor dat bedrijven zich melden omdat hun bestaande ERP-pakket op termijn ophoudt te bestaan en de ondersteuning ervan stopt. Het kan ook gebeuren dat bedrijven vastzitten in hun relatie met de leverancier van de software. Zij willen uitbreken. Daarnaast kan het zijn dat businessbehoeftes veranderen en dat bedrijven een pakket zoeken dat daar beter op aansluit. Tenslotte zijn er bedrijven die misschien nog geen gebruik maken van een volwaardig ERP en die behoefte hebben aan automatisering en een integraal beeld op hun business, om de volgende groeifase in te kunnen gaan.”

 Voorselectie: grofweg drie soorten pakketten

Wat valt er zoal te kiezen? Zeeman onderscheidt grofweg drie verschillende soorten ERP-pakketten. “Allereerst heb je de grote internationale jongens, die werken met geselecteerde externe implementatiepartners. Dan heb je een waaier aan mid-range-pakketten, die eigen consultants hebben voor de implementatie. Tenslotte heb je de disruptors. Zij hebben verschillende nieuwe technologieën. Bijvoorbeeld het bouwen zonder te programmeren, maar door het koppelen van oplossingen door middel van ‘no-code’ techniek. Ook zijn er inmiddels de eerste ‘AI-native’ oplossingen die zich nu presenteren. Weliswaar nog niet voor complete ERP platforms, maar voor deeloplossingen. De laatste soort aanbieders kom ik steeds meer tegen in de groothandel”, aldus Zeeman, ”maar nog niet bij technische of bouwgroothandels. Dat gaat binnenkort wel anders worden, verwacht ik.”

Inmiddels is dus het hot-topic AI ook een relevant thema bij ERP geworden. Dat geldt zowel als add-on bij bestaande ERP systemen en op termijn wellicht zelfs als potentiële vervanger voor ERP. “Ik geloof wel dat het ernaartoe gaat”, zegt Zeeman daarover. “Grote ERP-aanbieders gaan AI inzetten als toevoeging op hun bestaande systeem, terwijl de nieuwe toetreders met echte innovaties komen. Zij broeden nu nog op een model dat met AI volledig de interactie met de klant aan kan gaan. Zoiets zou bijvoorbeeld met voice kunnen, daarmee kun je op een logische manier de klant kan uitvragen om vervolgens de technische oplossingen direct te kunnen presenteren als oplossing. Daarmee kunnen ze ‘live’ een ERP-systeem bouwen dat jij nodig hebt.” Daarbij ziet Zeeman ook het beeld voor zich van een headless ERP. “Deze bouwen voort op een database zonder traditionele interfaces, waarbij AI de gebruikerservaring bepaalt. Toch is die interactie tussen mens en computer er nu nog niet een op volwassen niveau, dat is toekomstmuziek.”

 Het keuzeproces: inventariseren

De volgende vraag is hoe bedrijven tot een keuze kunnen komen. “Als bedrijfskundige ben ik opgeleid om te bouwen aan gemeenschappelijke waarheden. Samen met de klant definiëren we eerst welke processen er lopen en welke automatiseringswensen er zijn. Als duidelijk is aan welke domeinen een ERP-pakket invulling moet geven, bijvoorbeeld inkoop, verkoop, administratie en productie, kijken we goed naar de eigen criteria die de klant stelt aan de implementatiepartner: denk aan de cultuur, het risicoprofiel en het trackrecord.” Vanuit een longlist laten ze een beperkt aantal bedrijven met het projectteam kennismaken. Aan de hand van 25 criteria worden deze getoetst; zowel bij de inhoud als op gedrag.

Inmiddels is AI ook bij de selectie voor geschikte ERP-systemen een relevant thema geworden. “Je ziet dat bedrijven zich hierbij soms durven te laten leiden door adviezen van bijvoorbeeld ChatGPT. Maar onder andere door de beperkingen zoals ‘hallucinaties’ van AI-tools kun je soms op een hele overtuigende manier naar de verkeerde keuzes geleid worden.” Hoewel hij AI als waardevol omschrijft, ziet hij bedrijven worstelen met het op de juiste manier stellen van vragen. “De kennis van softwarebedrijven helpt je bij de zoektocht naar wat jouw bedrijf specifiek nodig heeft. Daarmee voorkom je bovendien het risico dat het keuzeproces toch alsnog veel tijd gaat kosten na een verkeerd AI-advies en daarmee arbeidsintensief is.”

 Casebeschrijving, eerste selectie en programma van eisen

De domeinen en de criteria vormen de basis voor een casebeschrijving. Aan de hand daarvan maakt Zeeman, na een aantal functionele checks, een eerste selectie van potentiële oplossingen. Die selectie wordt opgehaald bij het NederlandsKennisCentrum, dat de complete ERP-markt continu up-to-date houdt. Vervolgens wordt met de klant een gedetailleerde wensenlijst opgesteld. Zeeman: “Daarbij maken we vaak gebruik van de zogenoemde MoSCoW-methode, met must-haves, should-haves, could-haves en won’t haves.” Uit deze inventarisatie komt vervolgens een programma van eisen.

 Aansluitend: nog drie fasen

Na deze aanloopfase volgen drie andere fasen van het selectieproces: een fase waarin pakketten grondig met elkaar worden vergeleken, een fase waarin twee of drie overgebleven opties bij de klant worden gedemonstreerd. Tenslotte is er een afrondende contractuele fase. “Soms zit er nog een fase tussen voor een proof of concept, om de bewijsvoering nog beter te kunnen beoordelen.”  
Langdurige relatie

Volgens Zeeman valt er echt iets te kiezen. “Er zijn honderden ERP-aanbieders in Nederland, maar slechts een fractie wordt gebruikt in de bouwgroothandel. Niet elk pakket is geschikt, maar veel ERP’s kunnen wél uitkomst bieden.” Hij vergelijkt ERP-selectie met een relatie: “Je begint die ook niet met de eerste de beste. Op een ERP-partner ben je langdurig aangewezen. Kijk dus goed of het DNA van de aanbieder bij jouw bedrijf past. Je koopt geen software, je koopt een relatie.” Toch ziet Zeeman dat veel groothandels die ‘DNA-match’ onderschatten. “Er wordt te veel naar de concurrentie gekeken. Je maakt juist verschil door te kiezen wat het beste aansluit bij jouw bedrijf.” Hij besluit: “Bijna elk bedrijf is tegenwoordig een IT-bedrijf. Een groot deel van de waardecreatie zit in automatisering. Wie processen goed inricht en digitaal communiceert, voegt veel waarde toe voor klanten.”

“Grote ERP-aanbieders gaan AI inzetten als toevoeging op hun bestaande systeem, terwijl de nieuwe toetreders met echte innovaties komen.”

Praktische tips voor ERP-trajecten

Op basis van zijn ervaringen met bouwgroothandels benoemt Zeeman een aantal do’s en don’ts voor ERP-trajecten: “De selectie en implementatie van een ERP-oplossing is een businessproject, geen IT-project. Dat betekent dat niet alleen de IT-afdeling, maar vooral de hoogste managers, proceseigenaren en key users vanaf het begin betrokken moeten zijn. De laatste zijn vertegenwoordigers van de afdelingen die met de software moeten werken, hun inzet is cruciaal voor draagvlak en succes. Stel dit team vroeg samen, zodat de organisatie niet onnodig wordt belast. Voor deze medewerkers is het ERP-traject een hoofdtaak en met ons portaal krijgen ze hiervoor het juiste gereedschap.”

“Val bij de keuze niet voor gladde praatjes en/of de laagste prijs”, vervolgt Zeeman, “maar bedenk dat je een langdurige relatie aangaat. Zoek een samenwerkingsvorm waarin je grip houdt.” Volgens Zeeman vraagt zo’n traject bovendien om een dedicated projectleider bij de klant, in zowel de selectie- als implementatiefase. “Een ERP-project doe je er niet even bij. Het raakt het fundament van de organisatie en vergt veel tijd, geld en expertise. Een onafhankelijke externe projectleider helpt daarbij, omdat die zorgt dat alle belangen binnen het bedrijf evenwichtig worden meegenomen.”

Hij ziet de rol van verandermanagement als een essentiële voor een succesvol selectie- en implementatieproces. “Het begeleidt de verandering die elke betrokkene te ondergaan heeft. Goede veranderkundige ondersteuning, door heldere stakeholderanalyse, besluitvorming en communicatie verhoogt de kans op een succesvolle ERP-implementatie en voorkomt frustratie, hoge faalkosten of nog erger.”

Daarnaast is datamigratie een belangrijke reden waarom projecten vaak heel moeilijk worden en soms zelfs falen. ”Die migratie is soms een reuzeklus, die niet altijd goed te overzien is en vaak onderschat wordt. Deze ligt vaak bij de klant, als een interne taak die vaak te laat wordt opgepakt.” Een laatste tip van Zeeman aan kopers van nieuwe ERP-software is om niet vast te houden aan de zogenoemde ‘go-live’-datum. “Je moet openstaan voor uitstel, zegt hij, anders heb je jezelf ermee.”