Klipboard: Quickscan bespaart veel tijd bij ERP-implementatie

Hoewel de naam Quickscan misschien anders doet vermoeden, is deze onderzoeksfase allesbehalve vluchtig. Twee consultants van Klipboard zijn meerdere dagen bij de klant of prospect op het bedrijf aanwezig. “We investeren bewust veel tijd in een goed vooronderzoek, zodat we klanten een goed beeld kunnen geven van hun behoeften en uitdagingen en hoe we daar ERP One het best op kunnen inrichten”, zegt senior consultant Olav Hijkoop.

Drie tot vier dagen nodig

De Quickscan start vanuit salescontact. “Het begint met het verzamelen van extra algemene informatie over het type bedrijf en eventuele specifieke punten waarop we bij het betreffende bedrijf moeten letten”, zegt Hijkoop. Voor het eerste bezoek aan de klant onderzoekt hij welke belangrijke aandachtspunten daaruit voortvloeien voor de Quickscan op locatie.

Bij de klant richt de senior consultant zich op de handelsoperatie. “Ik onderzoek hoe zaken als voorraadbeheer, het verkoopproces, de inkoop, de interne en externe logistiek georganiseerd zijn.” Een collega-consultant brengt de financiële en juridische kant van de organisatie in kaart. “Ik heb vaak drie dagen bij een klant of prospect nodig, mijn collega meestal een dag.”

Tussen de voorraad

Dat maakt de Quickscan onderscheidend ten opzichte van een klassieke workshopaanpak. “Ik blijf niet in een vergaderkamer zitten, daar kun je een mooi beeld geschetst krijgen. Je ziet veel beter hoe het werk georganiseerd is als je rondloopt. Op de vloer stel ik, tussen de voorraad, direct vragen over wat me opvalt. Daarna gaan we aan tafel in gesprek voor de verdere verdieping.”

Die aanpak werkt vooral goed omdat Hijkoop, net als de andere consultants van Klipboard, veel branchekennis heeft. Afkomstig uit de houthandel liep hij vroeger rond bij Hout Import en Hout & Bouwmaterialenhandel Hijkoop: “Daardoor ken ik de details die cruciaal zijn in een branche waar producttypes enorm uiteenlopen, van zakken cement tot houten balken van zeven meter, met uiteenlopende inkoop- en verkoopeenheden.”

‘One size fits all’ zelden haalbaar

Juist die diversiteit maakt een klassieke intake riskant. Dat ervaart Klipboard momenteel weer bij de Quickscans bij enkele individuele leden van een bouwmaterialen inkooporganisatie. “Op het eerste gezicht lijkt ieder lid van zo’n organisatie hetzelfde. Ze hebben dezelfde zakken cement en dezelfde gevelstenen in het magazijn liggen, maar de bedrijfsvoering verschilt achter de schermen sterk. De een zegt: ik doe alleen maar volle pallets. De ander zegt: ik verkoop ze per stuk. Het prijsbeleid en verkoopvoorwaarden zijn heel divers, en die zijn juist bepalend voor het succes van een ERP-systeem”, zegt Hijkoop.

Een gestandaardiseerde, voor iedereen identieke, inrichting blijkt in de praktijk dan ook zelden haalbaar bij zelfstandige ondernemers. “Dat kan eigenlijk alleen bij formules waar vestigingen centraal strak worden aangestuurd. Dat is voor ons dan ook de reden om per klant altijd de tijd te nemen voor een grondige Quickscan, ook als de branche al vertrouwd terrein is.”

Statement of Work als basis

Na de Quickscan volgt vanuit Klipboard een verslag, dat wordt teruggekoppeld aan de klant. Aangevuld met eventuele feedback van de klant, wordt het verslag vertaald naar een Statement of Work. “Daarin staat welke functionaliteiten we gaan inzetten om ERP One in te richten. Een duidelijk overzicht van wat we gaan doen en onder welke voorwaarden. Dat document vormt op zijn beurt de basis voor de offerte.”

Bij akkoord van de klant, kan Klipboard op basis van de gegevens uit de Quickscan snel starten met de concrete setup van ERP One.

Sneller ingericht, niet sneller uitgelegd

“In die setup zit de grootste tijdwinst, want we kunnen eigenlijk direct aan de slag met de configuratie voordat de klant er zelf bij betrokken is. Zoals de technische inrichting van de bedrijfsstructuur, de bankrekeningen en de basisconfiguratie”, zegt Hijkoop. “Daardoor wordt het aantal keuzemomenten enorm beperkt.”

Zonder die voorbereiding moet tijdens de implementatie vaak nog worden uitgezocht welke van de vele configuratiemogelijkheden het beste bij de klant past. Na de Quickscan staat die basis al grotendeels vast. Tijdens de implementatiefase op de werkvloer van de klant, valt niet heel veel tijdwinst te behalen. “Een verkooporder uitleggen of het voorraadproces doornemen kost evenveel tijd, ongeacht wat er vooraf al besproken is.”

Leverancier en vooral partner

De Quickscan van Klipboard is overigens geen vrijblijvende kennismaking, maar een investering waarvoor de klant moet betalen. Het is daarmee ook een teken van wederzijds commitment. “Uiteindelijk gaan we al meteen een soort partnerschap aan”, zegt Hijkoop. “Wij zijn leverancier, maar we zijn ook vooral een partner. Een ERP-systeem kies je niet voor één seizoen, maar voor de lange termijn.”

Onderdeel van dat partnerschap vormt ook de begeleiding en opleiding van de key-users tijdens de implementatie van ERP One. “Stap voor stap voegen we functionaliteiten toe die voor de verschillende functies van eindgebruikers nodig zijn. Zo houden we het systeem concreet toepasbaar voor medewerkers die met ERP One gaan werken.”

Drukke tijd voor klant

De implementatie van ERP One is voor de klant altijd een drukke periode, aldus Hijkoop. “De key-users zijn verantwoordelijk voor het trainen van de end-users. Om alle gebruikers te helpen, hebben we onder de F1-knop een uitgebreide helpfunctie. Daar is het antwoord op alle vragen te vinden. Bovendien wordt die helpfunctie automatisch bijgewerkt na elke update van het systeem.”

Met ruim 30 jaar ervaring in de bouwmaterialenhandel biedt ERP One volgens Hijkoop een zeer goede fit met de bouwgroothandel. “Het is heel uitgebreid en biedt diepgaande functionaliteiten die veel andere ERP-systemen niet hebben. Daarnaast is ERP One van strategisch belang voor Klipboard. Dat betekent dat klanten op continuïteit kunnen rekenen.” Een laatste, maar niet onbelangrijk voordeel is dat ERP One klanten meeprofiteren van de ontwikkelingen die wereldwijd worden gedaan in de applicatie.  

Klipboard, voorheen Kerridge Commercial Systems, Gouda, 088 854 35 43, hallo@klipboard.com, www.klipboard.com/nl-nl/branches/groothandel