Uniforme artikel­database noodzakelijker dan ooit?

“Bij artikeldata gaan we ervan uit dat hier het formaat bedoeld wordt”, merkt Tim Schillemans van IB the data company allereerst op. Hij constateert dat de termen communicatiestandaard en artikelbestand vaak door elkaar worden gebruikt. Richard Vinke van Destil vult aan: “In de discussie over één artikelbestand moet je onderscheid maken tussen de technische data en de commerciële data. Bij deze discussie hebben we het over (product)technische data. Elk individueel bedrijf zal zich in zijn of haar markt moeten onderscheiden op basis van de eigen commerciële data.”

Ontbreken standaard

De oorzaken van het ontbreken van een uniforme artikeldatabase in de bouwsector zijn gecompliceerd en historisch zo gegroeid. In het kort komt het erop neer dat veel verschillende standaarden en datapools in de markt beschikbaar zijn voor artikeldata. “We zien dat al deze standaarden voor- en nadelen hebben, zegt Nick Vieberink van Bouwmaat. “Daarnaast is het goed om te beseffen dat in de bouw de producten diverser van aard zijn dan in andere sectoren, zoals bijvoorbeeld bij levensmiddelen. De consequentie hiervan is dat daardoor per definitie ook de datamodellen in de bouw altijd veel complexer zullen zijn dan in andere sectoren.”

Schillemans (IB the data company) constateert dat de commerciële belangen groot en verschillend zijn bij de diverse partners in de keten. “Dat hebben we gezien op het eind van de HIBIN Datapool, toen een grote speler de stekker eruit trok, nadat zij de eigen oplossing gereed hadden. Uiteindelijk heeft het ook met transparantie in de keten te maken: meer data meegeven geeft meer inzicht voor de afnemer (positief) maar ook voor de concurrent (minder wenselijk). Daarnaast speelt ook mee dat een artikelbestand, als daarmee de eigen database onderhouden moeten worden, nooit afgestemd is op de inrichting van artikelen bij een afnemer. Afnemers ontvangen dezelfde eenhedeninrichting in een artikelbestand vanuit één leverancier, terwijl afnemers artikelen anders ingericht hebben (prijs-, voorraad, calculatie, besteleenheden bijvoorbeeld). Als een bouwbedrijf een artikelbestand verwerkt, staat na die update zijn hele receptenbibliotheek daardoor verkeerd bij eenheden en omrekenfactoren. Deze recepten zijn het geheim van de smid en die mogen niet door een data-update omgegooid worden uiteraard.”

Piet Breevaart van fischer wijst op verschillende oorzaken waardoor een uniforme artikeldatabase niet in de sector beschikbaar is. Hij constateert dat zowel bij leveranciers en fabrikanten als bij de groothandel nog te weinig overleg en samenwerking is. “Een andere reden is dat veel fabrikanten hun artikeldata nog niet op orde hebben. Zij zien dat als verantwoordelijkheid van de importeur of handelaar. Terwijl je als fabrikant juist de lead moet nemen omdat zij weten wat de belangrijkste (technische) kenmerken zijn van het product én weten wat van belang is voor de informatievoorziening richting de eindgebruiker.”

Datapools verschillen

Inmiddels zijn in de branche een aantal datapools beschikbaar, waarbij andere partijen deze databases uniform maken – door ze te vertalen. “Datapools hebben vaak hun eigen doelgroep en focus”, legt Petra Geerdink van GS1 uit. “Zo heeft GS1 een datapool waar fabrikanten data onderbrengen om (online) retail processen te ondersteunen. Andere datapools richten zich bijvoorbeeld meer op de ondersteuning van het bouwproces. Voor sommige fabrikanten betekent dit dat ze twee dataformats moeten beheren, maar wel voor twee soorten klanten met eigen data-­behoeften.” Zij verwacht dat het samenbrengen van deze twee databehoeften in één systeem zou betekenen dat dit systeem extra complex wordt. “De vraag is dan of het nieuwe systeem voldoende toegevoegde waarde brengt, blijkbaar is dat niet zo.”

“Datakwaliteit wordt steeds belangrijker. Met het beheer van standaarden als ETIM en DICO dragen we daaraan bij.” Rien Wabeke, Ketenstandaard Bouw en Techniek

Ook Ron van den Bosch van EZ-base constateert dat er verschillende belangen, doelgroepen en wensen zijn als het gaat om de uitwisseling van productinformatie. “Iedere datapool heeft een eigen werkwijze en geeft invulling aan de klantvragen. Daarnaast zijn er voldoende fabrikanten die nog niet alle gevraagde productinformatie digitaal beschikbaar hebben voor uitwisseling met haar klanten. Ook zijn de branche classificatiestandaarden nog niet compleet, omdat nog niet voor de verschillende producten in de branche een klasse bekend is met kenmerken, waardes en eenheden.”

Inefficiency zorgt voor onnodige hogere kosten

Dat er geen uniforme artikeldatabase in de branche voorhanden is, levert de nodige problemen op. Werkwijzen moeten hierdoor aangepast worden of er moet extra tijd besteed worden aan het up-to-date houden van artikeldata. Martin Kreijenbroek van 2BA spreekt over onnodig hogere kosten, omdat vrijwel iedereen tijd stopt in het actueel krijgen en houden van product en bestelgegevens.” Breevaart (fischer) valt ook de inefficiency op: “Door de leverancier/fabrikant moeten verschillende standaarden bijgehouden worden. De één gebruikt EZ-base, de ander ETIM en er zijn weer bedrijven die hun eigen standaard hanteren. Dat komt de kwaliteit van de data niet ten goede.”

“Omdat we als Bouwmaat een zeer breed assortiment voeren hebben we te maken met veel verschillende leveranciers die elk hun artikeldata op een andere manier in hun datamodel hebben geclassificeerd”, zegt Vieberink (Bouwmaat). “Zowel Bouwmaat als onze leveranciers moeten veel tijd besteden aan correcte data aanlevering. Het staat dan ook hoog op de agenda in onze gesprekken met leveranciers.” Jeroen van der Holst van ETIM ziet daarbij dat de prikkel voor fabrikanten ontbreekt. “Data die niet op orde is, leidt tot extra kosten. Bijvoorbeeld wanneer iets structureel mis gaat bij een fabrikant of een merk.” Hij merkt op dat de bouwgroothandel in vijf sectoren actief is. “En overal zie je dezelfde problematiek bij data.” Ook Petra Geerdink (GS1) ziet de nodige uitdagingen bij leveranciers: “Zij moeten op verschillende plekken meerdere soorten data vastleggen en bijhouden en dat vraagt aandacht en discipline. Is die er niet, dan is het risico dat er niet voldoende correcte data beschikbaar is.”

“De ene leverancier/fabrikant gebruikt EZ-base, de ander ETIM en er zijn weer bedrijven die hun eigen standaard hanteren. Dat komt de datakwaliteit niet ten goede.” Piet Breevaart, fischer

“Eén van de belangrijkste nadelen van de huidige situatie is de mogelijke interpretatieverschillen tussen fabrikant, handelaar en klant”, legt Vinke (DESTIL) uit. “Met name op het vlak van de detail­informatie speelt dit. Eenheden, maten en gewichten zijn essentiële stamgegevens die door verschillende wijzen van aanleveren en verwerking nogal eens tot misverstanden kunnen leiden. Ook bij aanbestedingen of ‘top-100 lijstjes’ is het voor klanten vaak onmogelijk om een goede en eerlijke vergelijking te maken door zijn eigen gebrekkige vraagstelling. Deze vraagstelling wordt echter weer gevoed door niet-eenduidige artikelomschrijvingen”, constateert hij.

Initiatief bij fabrikanten

“Er zijn nu partijen die alle data kunnen verwerken en kunnen koppelen”, zegt Van der Holst (ETIM). Maar hij vindt dat het initiatief voor branchebrede data moet liggen bij fabrikanten. “Zij moeten hierbij de vraag stellen: what’s in it for me? Stel dat ze de organisatie voor artikeldata opstarten en gaan werken met classificaties. Wat gebeurt er dan? Wat gebeurt er als het bestelproces goed verloopt en de omzet stijgt? Wie krijgt dan de credits? Het draait om verantwoordelijkheid, waarbij iedereen ervan doordrongen moet zijn dat het managen van data net zo belangrijk is als marketing en inkoop. Het zorgt namelijk uiteindelijk voor extra omzet en rentabiliteit.” En er valt veel winst te behalen, zo schetst hij. “Kijk naar een BIM-model, waarbij je kunt zien hoeveel producten erin zitten. Het zou mooi zijn als je de achterkant kunt openklappen en de bestellijst eruit kunt uithalen. Hoeveel tijd zou je dan winnen? En dat niet alleen, want hoeveel bestellingen gaan nu verkeerd? Stel dat dit twee procent is van een paar miljoen euro. Als je dat voor de helft kan doen, dan dat is veel geld.”

Nut en noodzaak van data

“Zonder data geen sales”, zegt Van der Holst stellig. “Data is belangrijk om iets te kunnen verkopen. Het belang van artikeldata neemt nog steeds toe, waarbij data de smeerolie is voor veel bedrijfsprocessen, om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving, om een optimale buyer- of customer journey in te richten en om betrouwbare rapportages en inzichten op te stellen.” Geerdink verwacht ook dat het gebruik van data alleen maar gaat toenemen. “Denk maar aan de eisen die een circulaire economie gaat stellen aan het kunnen hergebruiken van producten, nieuwe businessmodellen (zoals leasing en verhuur), de herkomst van onderdelen of componenten, de mogelijkheid tot reparatie of hoe te recyclen. Allemaal zaken die informatie vragen die we nu nog niet beschikbaar hebben en delen. En dan hebben we het nog niet over het ondersteunen van AI-toepassingen die bijvoorbeeld de uitstoot of energiegebruik van een heel ecosysteem moeten gaan optimaliseren.”

Schillemans wijst op een rapport waarin staat dat de verwachting is dat circa 75% van de bouwbedrijven van plan is om de komende jaren extra te investeren in modernisering van het inkoop- en verkoopproces. De innovatie en investeringen in de bouw worden gedreven door problemen en stagnatie van processen van in-en verkoop. Door deze ontwikkelingen is de verwachting dat de bouwsector de komende jaren een inhaalslag gaat maken op het gebied van digitalisering. Schillemans: “Waar dat op datagebied toe leidt? Er is meer behoefte aan actuele levertijden, voorraadposities (beschikbaarheid) en de milieu­belasting van materiaal, inclusief transport en montage. Prijzen zijn minder lang vast en daardoor merken we een behoefte aan meer interactie, waarbij levertijden in combinatie met snelheid van prijsvorming voor materiaal en transport weleens leidend zou kunnen gaan worden in de leverancierskeuze.”

“De noodzaak tot digitalisering is er al enige tijd”, merkt Vinke op. “Afnemers spreken steeds vaker de wens uit om systemen te koppelen om daarmee bestellingen, facturering en betalingen in verre mate te automatiseren. Vanuit Destil kunnen we deze informatieoverdracht faciliteren door de uit te wisselen data te synchroniseren.” Hij vindt het een rol van hun groothandel om systemen te koppelen en door eenduidige data te delen. “Hierdoor gaan processen sneller en zonder interpretatieverschillen. Daardoor worden kosten in zijn algemeenheid gereduceerd en faalkosten in het bijzonder verminderd. De aanschafprijs van verbruiksmiddelen? Dat is dan slechts een onderdeel van de totale kostprijs.”

Naar één standaard?

“Belangrijk is dat we naar een uniforme standaard van artikeldata gaan. Dat is een niveau hoger dan een branchebreed bestand”, vervolgt Vinke. Dit begint volgens hem bij de fabrikanten. Bij Destil merken ze dat veel fabrikanten en toeleveranciers de uitgebreide codering van hun volledige artikelbestand aardig onder controle hebben. “Maar wel allemaal op basis van de eigen logica. Iedereen is op zijn eigen manier de sterk stijgende behoefte aan uitgebreidere artikeldata aan het invullen. Hierdoor ontstaan er meerdere goede oplossingen, maar is er nog geen standaard. Daarnaast is er ook een enorme groep die het zeker niet onder controle heeft. Laat staan dat daar onderling uniformiteit in te ontdekken is.”

Bij fischer onderkennen ze de noodzaak van één datastandaard. Piet Breevaart spreekt zelfs over een must: “Als we allemaal dezelfde taal spreken verkort het de time-to-market aanzienlijk en kunnen wij met elkaar zorgen dat de eindgebruiker voorzien is van up-to-date en juiste artikeldata. Vergeet daarnaast niet dat de bouw in een versnelde transitiefase zit richting digitalisatie. Er komt ook steeds meer vraag vanuit de eindgebruiker, zoals grote bouwbedrijven voor één standaard, omdat artikelen ook ingelezen moeten kunnen worden in BIM-modellen.”

Toch is het volgens Rob Vleeshouwers van dge haast onbegonnen werk om alle data die ergens in de keten gewenst is in één standaard vast te leggen. “Verschillende toepassingen vragen namelijk verschillende soorten data op verschillende detailniveaus. Als één standaard alles omvat, dan wordt het voor de verstrekker en de afnemer van data lastig om de data goed toe te passen. De data bevat òf onvoldoende gedetailleerde data òf de data is te gedetailleerd – waardoor er extra bewerkingen nodig zijn. De diversiteit aan producten vraagt een brede standaard die alles omvat. De vraag is of de standaard dan niet te ingewikkeld wordt.” Volgens Schillemans zou het hebben van één uniforme opbouw van een artikelbestand/XML-/API-datastroom wel fijn zijn. “Maar het grote probleem hierbij is de individuele interpretatie door leveranciers van de vulling ervan. Wat bedoelt de leverancier met zijn ‘stuk’? Een losse schroef of een doos van 1.000 schroeven? Daarnaast is er het probleem van versiebeheer, kijk maar naar INSBOU003, INSBOU004, INSBOU005 en ETIM 7, 8, en 9.”

“Bouwmaat juicht elk initiatief van samenwerking tussen de diverse standaarden toe”, zegt Vieberink. “Waar mogelijk proberen we er ook op aan te sturen dat de diverse standaarden actief gaan samenwerken. Wij denken dat dit mogelijk is en dat dit uiteindelijk ook zal gaan gebeuren. Anderzijds zijn we realistisch. Op dit moment zijn er nog veel tegenstrijdige belangen tussen de standaarden en deelnemers onderling. We achten het daarom niet waarschijnlijk dat er op korte termijn één duidelijke standaard komt in de markt.”

Fischer heeft gekozen voor ETIM als datastandaard gekozen en ziet een ontwikkeling dat meer partijen hiervoor kiezen. “ETIM is voor fischer Europees gezien op dit moment de belangrijkste standaard. ETIM was altijd iets van de installatiebranche en industrie, maar wordt nu ook omarmt door de bouwmaterialen fabrikanten en hopelijk uiteindelijk ook door de ijzerwaren fabrikanten.” Breevaart merkt daarbij fijntjes op dat de eindgebruiker niet altijd is voorzien van alle artikeldata die hij nodig heeft om tot een goede productkeuze te komen.

“Het is haast onbegonnen werk om alle data die ergens in de keten gewenst is in één standaard vast te leggen.” Rob Vleeshouwers, DGE

Voorwaarden database(s)

Aan welke voorwaarden moet een uniforme artikel­database eigenlijk voldoen? En wie zou hiervoor het initiatief moeten nemen? “Zo’n artikeldatabase kan vraag- en aanbodgestuurd worden ontwikkeld. Dat is afhankelijk van de behoefte”, zegt Wabeke van Ketenstandaard Bouw en Techniek. Hij vindt dat het initiatief hiervoor vooral bij de bouwmaterialenhandel ligt. “En minder bij de fabrikanten, zij werken namelijk vaak internationaal. De noodzaak hiervoor komt overigens steeds meer vanuit de vraagkant, waarbij de bouw steeds meer vraaggericht werkt. Een andere ontwikkeling is onderhoud, het zogenaamde assetmanagement. Daarvoor is steeds meer data nodig, bijvoorbeeld bij circulariteit en duurzaamheid. Die data moet uit de keten komen, door iedereen die iets toevoegt.”

Wabeke verwacht dat de kwaliteit van data steeds belangrijker gaat worden. “Daarbij verwacht ik dat er meer gezamenlijk aan databeheer wordt gewerkt. Dat hoeft overigens niet voor de hele bouwsector te zijn, dat kan ook op inkoopniveau zijn. Een andere gedachte is dat datapools misschien meer op functie moeten worden ingericht, bijvoorbeeld een milieudatabase.” Is dat wenselijk? “We leven in een vrije markt, er kunnen meerdere datapools ontstaan met meerdere behoeftes. Dat zie ik niet als probleem, zolang ze maar de DICO Standaard gebruiken bij het uitwisselen van data.”

“Om te komen tot één artikelbestand moet je eerst definiëren welke velden er nodig zijn om een artikel uitgebreid te beschrijven”, zegt Ron van den Bosch van EZ-base. “Aangezien er diverse doelgroepen (consument, vakhandel, fabrikant, retailer, aannemer, installateur, werkvoorbereider, bestekschrijver etc. etc.) zijn in de branche, is de behoefte qua productinformatie per doelgroep verschillend. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen commerciële- en technische productinformatie om nog maar te zwijgen over recept, kleur-, veiligheids-, duurzaam­­­­­-heids- en milieu-informatie. Iedere doelgroep heeft andere product­informatie nodig voor uitwisseling met zijn of haar handels­partners en/of intern gebruik in verschillende softwaresystemen.” Hij merkt op dat er niet voor niets verschillende standaarden in de branche zijn die allemaal een eigen doelgroep voorzien van productinformatie. “De classificatiestandaarden (GS1, ETIM en EZ-base) beschrijven de producten om de doelgroep te ondersteunen in het gebruik van deze productinformatie. Ik weet dan ook niet of het realistisch is om één uniform artikelbestand op te bouwen die alle velden beschrijft die nodig zijn voor uitwisseling van productinformatie in de keten. Ik denk ook dat het geen doel op zich moet zijn om te streven naar één uniform artikelbestand.”

“Als je naar één artikelbestand wil groeien, dan heb je onderliggend een zeer uitgebreid datamodel nodig. Voor gebruikers van dit datamodel zal het heel lastig zijn om alle gevraagde informatie aan te leveren”, verwacht Van den Bosch (EZ-base). “Het kan namelijk zijn dat een fabrikant een relatief eenvoudig product heeft waarvoor het helemaal niet nodig is om deze uitgebreid te gaan beschrijven. Voor deze fabrikanten zal het dan ook niet meer werkbaar zijn om een zeer uitgebreid datamodel te gaan vullen. De verwachting is echter wel dat er in de komende jaren steeds meer productinformatie uitgewisseld zal worden welke per doelgroep verschillend zal zijn.” Vinke: “Toewerken naar een uniforme standaard is het belangrijkste. Dan is een branchebreed artikelbestand een logische uitkomst.” Als sleutels voor een branchebreed artikelbestand noemt Kreijenbroek (2BA) vertrouwen, het zien van de voordelen van samenwerken en lagere faalkosten. “Aan de andere kant zijn er ook obstakels. Die moet je benoemen en kunnen accepteren. Het gaat dan om zaken als grotere transparantie, meer ruimte voor kleinere spelers en dergelijke. Het is net als met carpoolen. Je hebt heel veel voordelen, maar je moet voorzichtiger zijn met je aftershave, te rauwe muziek en …”.

Is een compleet nieuwe standaard voor de branche ook nog een optie? Daar ziet Van der Holst niets in. “Dan krijg je het verhaal dat er al twaalf standaarden zijn en dan beginnen we een dertiende. Dan krijg je dertien verschillende standaarden. Je moet het wiel niet opnieuw uitvinden.” Hij ziet goede ontwikkelingen in de UK en in Duitsland, waar ETIM een dekking bereikt van 100% bij de bouwgroothandelaren. “Mijn droom? Dat is dat iedereen zijn verantwoordelijkheid pakt. Winnaars in de markt hebben hun datakwaliteit op orde. Ik hoop dat we in de bouw ook kunnen krijgen.” 

“Belangrijk is dat we naar een uniforme standaard van artikeldata gaan. Dat is een niveau hoger dan een branchebreed bestand.” Richard Vinke, DESTIL