Transferro: “Klaar voor de toekomst en die van onze leden”

Het ERP-systeem (Enterprise Resource Systeem) waarmee Transferro tot begin april werkte, is ontwikkeld door Wichgers en zijn team. “Een groot voordeel daarvan was dat we de programmeertaal van het systeem tot in de details beheersten. Daardoor konden we veel maatwerk leveren en het systeem steeds verder uitbreiden.”

De ontwikkelingen binnen die programmeertaal lopen nu echter op hun einde. “Bovendien is het een taal die veel jongeren nu niet meer leren. Om te voorkomen dat we op termijn geen nieuwe mensen voor de ICT-afdeling kunnen vinden, is besloten om op zoek te gaan naar een nieuw ERP-systeem.”

Uitgebreide softwareselectie

In die zoektocht is Transferro begeleid door ERP-adviesbureau Logiqol. “Zij hebben op basis van de wensen van Transferro een uitgebreide softwareselectie gemaakt van geschikte ERP-systemen. Uit die selectie is in augustus 2021 Microsoft Dynamics 365 Business Central gekozen als nieuw systeem”, zegt Wouter Zeeman van Logiqol, die als onafhankelijk organisatorisch projectleider de selectie en implementatie van het nieuwe ERP-systeem heeft begeleid. WSB Solutions is gekozen als implementatiepartner om dit systeem te komen inrichten en onderhouden.

Wichgers was technisch projectleider, maar volgens Zeeman ging zijn rol verder “Ik moet zeggen dat de technische know-how van Johan en zijn team erg groot is en dat heeft zeker een positieve uitwerking op het hele traject gehad.”

Om er zeker van te zijn dat dit systeem echt de meest geschikte is voor de inkooporganisatie werd in de maanden daarna nog gedetailleerd onderzoek gedaan. “We hebben uiteindelijk in december groen licht gegeven, waarna we in januari 2022 van start zijn gegaan”, zegt Wichgers.

Draagvlak is voorwaarde

Het inrichten en implementeren van het nieuwe ERP-systeem heeft vervolgens een jaar en drie maanden geduurd. Zeeman: “Een nieuw ERP-systeem heeft effect op het overgrote deel van de bedrijfsvoering dus het is essentieel om in het voor­­­­traject zoveel mogelijk de gebruikers mee te nemen in die verandering. Daarmee creëer je draagvlak en zo betrek je al direct de juiste mensen bij het traject. Daarvoor hebben we binnen alle afdelingen zogeheten key users benoemd. Door ze mee te laten denken over de concrete invulling wordt de uiteindelijke overstap een stuk makkelijker. Ze hebben er zelf aan meegebouwd.”

Van de honderdtwintig medewerkers die in Zwolle werken, gebruiken ruim vijftig het ERP-systeem. “De key users hebben vanuit hun vakgebied meegedacht, ontwikkeld en getest. Zo hebben we het nieuwe systeem voor Transferro zo goed en praktisch mogelijk kunnen inrichten”, vult Wichgers aan.

Intensieve periode

Deze groep met key users was in die vijftien maanden twee dagen per week vrijgemaakt voor het project en kwam regelmatig bij elkaar om de vorderingen te bespreken en het systeem steeds verder te definiëren en de opgeleverde delen te testen. “Dat heeft veel gevraagd van de organisatie, maar het tekent ook de aandacht die Transferro voor het hele project heeft gehad. De key user die vanuit Artikelbeheer was aangesloten, heeft in die periode zelfs een deel van zijn reguliere taken afgestoten. Die aandacht en tijd wil niet iedere organisatie aan zo’n ontwikkeling besteden”, zo stelt Zeeman.

De groep key users had niet alleen een belangrijke rol in het ontwikkelen van het systeem, ook fungeerden ze als ambassadeur naar de collega’s op hun afdelingen. “Door hen regelmatig op de hoogte te houden van ontwikkelingen en voorbeelden te laten zien van opgeleverde testen, bleef iedereen betrokken. Het delen van de vorderingen heeft het enthousiasme over het nieuwe ERP-systeem ook goed op peil gehouden.”

Uitgebreid trainingsprogramma

Nadat het nieuwe ERP-systeem van Transferro ver genoeg klaar was, zijn alle medewerkers die ermee moeten werken in een periode van anderhalve maand getraind door de key users. “Aan de hand van een uitgebreid trainingsprogramma zijn medewerkers klaargestoomd. Ook bij die trainingen was er een belangrijke rol voor de key users weggelegd. Hun boodschap aan collega’s was duidelijk: zorg dat je 3 april met het nieuwe systeem kunt werken”, zegt Zeeman.

Dat ze die boodschap goed hebben overgedragen bleek op de eerste werkdag van april. “We hadden samen met de specialisten van WSB Solutions een Eerste Hulp bij Business Central ingericht. Op deze EHBC-post konden medewerkers terecht voor hulp en vragen. Maar deze helpdesk heeft in die eerste week opvallend weinig vragen hoeven te beantwoorden. Daarmee verdienen de key users een groot compliment, want zij hebben hun collega’s gemotiveerd en geënthousiasmeerd om klaar te zijn voor het nieuwe systeem”, zegt Wichgers niet zonder trots.

Nog geen rust

Het afronden van de introductie van het nieuwe ERP-systeem is dan afgerond, rustig wordt het voorlopig nog niet voor Wichgers en zijn team. “We draaien nu nog op een server en gaan over naar de cloud. Daarna wacht de volgende uitdaging: ervoor zorgen dat we alles ook in de nieuwbouw installeren en goed functionerend krijgen.”

De IT-afdeling stelt zich tot doel om dit in 2023 af te ronden. “Dan kunnen we in 2024 beginnen aan de implementatie van een nieuw WMS (Warehouse Management Systeem), want dat staat daarna op de planning. Ons huidige WMS is ook een eigen ontwikkeling en daarvoor geldt hetzelfde als voor het ERP-­systeem. De grenzen van de mogelijkheden binnen dat systeem komen in zicht en om dat voor te zijn gaan we vernieuwen.” 

Meeliften op doorontwikkeling

De keuze voor de ERP-oplossing van Microsoft biedt volgens Wichgers verschillende voordelen. “Een belangrijke is dat wij en onze leden voortaan automatisch profiteren van de updates van het systeem. Daarmee blijft het systeem bij de tijd. Maar ook de functionaliteiten vormen een voordeel. Die zijn namelijk redelijk gelijk aan het systeem dat we altijd hebben gehad. Belangrijk, want de meeste mensen willen het liefst vasthouden aan de werkwijze die ze gewend zijn. Dat is vertrouwd en aan die wens kunnen we met Microsoft Dynamics 365 Business Central voldoen.”

Transferro, Zwolle, 038.206.80.00, info@transferro.com, www.transferro.com