Makkelijk plannen voor retailers

“De Personeels Management Tool (PMT) verbetert de personeelsplanning waardoor een onderneming scherper kan sturen op capaciteit, loonkosten en rendementsverbeteringen”, zegt managing director Symen Wahle. “Onze planningsoplossing is ontwikkeld door mensen die zelf jarenlang in de retail gewerkt hebben.”  

Zelf is Wahle samen met zijn twee broers opgegroeid boven de supermarkt van hun vader. De oudste broer William neemt de supermarkt over met broer Robin, die werkt aan het managen van werkprocessen en efficiency-metingen. Symen gaat bij AFAS Software werken en specialiseert zich in HRM en payroll. Wanneer Robin wil weten hoe zij slimmer kunnen sturen op loonkosten, komt alles samen. In 2010 ontstaat Retail Solutions. Inmiddels hebben ze zo’n 75.000 gebruikers, waaronder supermarktketens Jumbo, Albert Heijn, Coop, Jan Linders, Vomar en Hoogvliet en in andere branches bij formules als Ranzijn, Intratuin en Kiko Milano.

Plannen, communiceren en regelen
De broers Wahle ontwikkelden PMT. Hiermee helpen ze retailers door ze een optimale capaciteitsplanning te geven en rendementsverbetering op te leveren, maar ook gemak en inzicht te geven. Zo blijft tijd over voor het allerbelangrijkste: aandacht voor de werkvloer. “Met onze achtergrond weten we precies wat belangrijk is: het efficiënt managen van taken, sturen op loonkosten en een overzichtelijke planning.” PMT stelt de ondernemer in staat een nog professionelere organisatie neer te zetten. Wahle: “We weten dat elk plan valt of staat met goede communicatie. Daarom faciliteren wij ook slimme interactie met de medewerkers door op een makkelijke manier te communiceren en een overzichtelijke planning te bieden.”

De Personeels Management Tool geeft antwoord op vragen: • Waar kun je als retailer het beste op sturen?  • Wat is effectief?  • Wat geeft besparing op loonkosten?  • Wat biedt continuïteit en toename van het werkplezier?    Wahle zegt dat elk retailsysteem een schat aan informatie in zich heeft. “Maar iedere retailer stelt zichzelf de vraag wat belangrijke data is. En hoe er meer waarde uit data valt te halen.” Volgens hem is deze problematiek retailbreed in de basis hetzelfde. “In onze aanpak focussen we ons eerst op het ondersteunen van de branchespecifieke cao. Dit geeft voordelen. Het levert efficiency bij de planning op, door bijvoorbeeld te werken vanuit een standaardrooster. Ook voor accountants en salarisverwerkers is het een interessante oplossing, omdat alle uren maar één keer ingevoerd worden. We focussen ons op retail, maar PMT kun je overal inzetten waar vraag is naar flexibel personeel. De werkvraag invullen met het aantal uren van de medewerkers, daar is ons pakket voor gemaakt. Plug and play.”   De Personeels Management Tool voor retailers: • Makkelijk en snel personeel inplannen • Rechtstreeks communiceren met medewerkers via de app • Medewerkers kunnen zelf verlof inzien, aanvragen, roosters bekijken etc  • Duidelijk overzicht van de loonkosten • Bijsturen en managen loonkosten • Beschikbaarheid, verlof en ziekte doorgeven • Tijdregistratie en meer

Kansen voor de dhz
“Ik zie nog grote kansen in de doe-het-zelfbranche voor rendementsverbetering. De branche beweegt naar de supermarkten. De uitdaging is hetzelfde: de werkvraag op orde krijgen. Nu worden planningen vaak nog met Excel gemaakt. Uiteindelijk draait het om de planning en om het werkelijke aantal uren door te sturen naar de salarisverwerker. Een aantal heeft dit al voor een deel geregeld, maar hier kan nog een professionaliseringsslag gemaakt worden.”

Wanneer Wahle een bouwmarkt binnenloopt, dan telt hij meteen hoeveel mensen aan het werk zijn. Het is zijn retailachtergrond die zorgt voor vragen als: Kun je de juiste service leveren op het juiste moment? Kom je geen mensen tekort? Wahle: “Een retailer kan in PMT de variabelen ingeven die leiden tot de werkvraag. Zelfs weersvoorspellingen kun je meenemen, waardoor je bij kunt sturen. Ook kun je werkzaamheden normeren, waardoor de planning nog strakker op de realisatie zit. Dit levert rendement op.” Met ruim twintig medewerkers blijven ze het pakket doorontwikkelen, waarbij de input van gebruikersvragen centraal staat.” Hij noemt de één-op-één feedback waardevol. “Ons kantoor staat op zo’n twintig meter van de winkel van mijn broer. Een ideale testwinkel om feedback te vragen.”    Gebruiksgemak en ketenoptimalisatie Bij Retail Solution richten ze zich op gebruiksgemak, waarbij ze franchisers van dienst willen zijn. “Bij Retail Solutions werken retailers met verstand van IT. De kracht van ons pakket ligt vooral op individueel niveau. We krijgen vaak terug dat het een fantastisch systeem is om mee te werken. Een planning moet je snel en makkelijk kunnen maken, het moet plezier opleveren in plaats van een vervelend klusje te moeten doen.” Wahle ziet daarbij een rol voor ketenoptimalisatie. “PMT kun je integreren bij de franchisegever, om vervolgens op winkelniveau de omzet, rapportage, normering en uiteindelijk het salaris te kunnen regelen. Op deze manier kunnen we organisatiebreed informatie ontsluiten. Zo bieden we 100% toegevoegde waarde, ook op ketenniveau.” Dat is ook het beproefde recept voor Wahle om een nieuwe branche te betreden: “Door het enthousiasme van franchisers en hun accountants overtuigen we vaak de mensen van het hoofdkantoor.”   Focus op de medewerker  PMT is veel meer dan alleen een tool voor personeelsplanning voor retailers. Medewerkers kunnen via de app zelf verlof aanvragen, vervanging zoeken of hun beschikbaarheid aangeven. Ondernemers hebben slim zicht op welke medewerkers er écht nodig zijn, welke uren er zijn gedraaid en hoe productief de medewerkers zijn. “Er is veel te halen met de app, ook om de interactie met een medewerker optimaal in te vullen. Het gaat om betrokkenheid, loyaliteit en tevredenheid. Dat straalt een collega ook af op de winkelvloer, daarin kun je je onderscheiden. Een klant optimaal van dienst zijn, gedragen door medewerkers. Dit wordt steeds belangrijker, ook om aansluiting te houden bij een nieuwe generatie. Ze kunnen zichzelf inroosteren: het systeem faciliteert dat op een eenvoudige manier. Zo bespaart een afdelingsmanager tijd. Hij krijgt geen vragen of losse briefjes meer, in PMT maken ze zelf een aanvraag.”     Branchespecifieke oplossingen  Bij PMT maakt het niet uit of je één of meerdere winkels hebt, of werkt met een montage- of een bezorgdienst. “Het zijn extra afdelingen, waarin je de werkvraag ingeeft en waarbij de juiste mensen ingepland worden. Dat maakt geen verschil. Je kunt PMT ook prima gebruiken wanneer je personeel uitleent voor het helpen opzetten bij andere filialen. Zo zorg je dat uren en kosten op norm blijven.  Daarnaast heeft PMT koppelingen met de meest gebruikte salarispakketten. Naast het versimpelen van administratieve processen levert PMT gewoon echt loonkostenbesparing op. Makkelijk, slim en effectief.”